Ugrás a tartalomhoz

Karriertervezés

Dr. Budavári-Takács Ildikó (2011)

Szent István Egyetem

16. fejezet - A felvételi beszélgetés

16. fejezet - A felvételi beszélgetés

Bevezető

Cél: a hallgató ismerje meg technikailag, tartalmilag, lélektani szempontból a felvételi beszélgetést.

Követelmény: a hallgató képes legyen a felvételi beszélgetésre vonatkozó ismeretek eredményes alkalmazására.

A felvételi beszélgetés, interjú követi az önéletrajzok alapján a következő lépést egy álláskeresési folyamatban. Ez meghatározó lehet! Első lépésben azt kell áttekinteni, hogy a felvételi beszélgetésre készülve melyek azok az alapvető szociálpszichológiai ismeretek, amelyek segíthetnek Önnek. Ezek az alapismeretek minden olyan más egyéb kommunikációs helyzetekben is segítségére lehetnek, amelyekben sikeresek szeretne lenni. Az alábbiakban a legfontosabb ismereteket sajátíthatja el.

A személyészlelés

Bármilyen interakció első és döntő fontosságú szakasza a személyészlelés. Azt jelenti, hogy az egyén az objektív világot saját szubjektív szemüvegén keresztül érzékeli. Az a készség, hogy valaki másokat és önmagát valósághűen lásson, nagy gyakorlatot és jártasságot kíván és mindenki számára alapvetően fontos. Mielőtt kapcsolatba lép bárkivel, észleli őt. Az interakció során állandóan figyelemmel kíséri, s a találkozásaik végére létrejön az illetőről egy benyomás. Ennek alapján elvárások és a jövőbeni viselkedésére vonatkozóan feltételezések alakulnak ki. A személyészlelés mindvégig fontos szerepet játszik a kapcsolat felvétele, fenntartása és befejezése során.

Az emberek észlelése azonban nagyon bonyolult és sokkal több buktatót rejt magában, mint a fizikai világ megismerése. Sok tényező nehezíti a másik emberről történő pontos benyomás kialakítását. Ezek a következők:

Az emberekről szerzett információt a különböző külső megnyilvánulások (kommunikáció, viselkedés, bizonyos fizikai jellemzők, például kinézete) jelentik, s ezekből kell belső, közvetlenül meg nem figyelhető tulajdonságaikra következtetni. Ezért is bonyolultabb és nehezebb a szociális énjére, mint a fizikai valóságra vonatkozó észlelési ítéleteket meghozni, és ezért követhetők el gyakrabban hibák az emberek jó–rossz minősítésében. A torzítást az okozhatja, hogy a megismerési folyamat során rendelkezésre álló információkon kívül, sokszor a más emberekkel kapcsolatos élmények, társadalmi vagy csoportnormák, nézetek is befolyásolják a megítélést. Gondot jelent az is, hogy ezeket a hibákat - a személyes jellemzők rejtett volta miatt - nehezebb észrevenni s éppen ezért a kijavításuk is esetleges (Forgas,1989). Ezen az ismereten alapszik az a fontos tanács, hogy a felvételi beszélgetés előtt írja le, mit szeretne, mi legyen az emberek első benyomása Önről. Ha ezt sikerül eldönteni, akkor az is világos, hogy mire kell törekednie. A helyes öltözködés és viselkedési mód már fél sikert jelenthet. Ellenkező esetben nagyon nehéz ezen változtatni. Mi az, ami az első másodpercekben „felfogható” a másik emberből? Nagyon egyszerűen az, amit látható – öltözéke, mozdulatai, testbeszéde, járásmódja, ami hallható – a beszédtempó, hangszín, hangerő és legvégül, amit mond. Ezért lényegesek azok az önismereti jellemzők, amelyek végül is meghatározzák azt, hogy miképpen található meg az egyéniségnek legmegfelelőbb öltözék. Nem szerencsés ugyanis, ha valaki soha nem hord nyakkendőt és a felvételi beszélgetésre ebben megy el. Nagyon fogja zavarni, és ez a viselkedésében is látszani fog. Tehát érdemes olyan szolid, de az egyéniségtől nem nagyon távol eső módon öltözködni. A megjelenésben fokozott szerepe van a színeknek. Ma már tanácsadók foglalkoznak azzal, kinek mi a jellemző színskálája, melyik áll előnyösen, és mi az amit feltétlen kerülni kell. Ugyanezek az alapelvek vonatkoznak a cipő, a harisnya , a zokni, a táska, a kiegészítők és a kozmetika használatára is. Az ápoltságot, tisztaságot semmi nem helyettesítheti!

Most azok az ismeretek következnek, amelyek a szóbeli kommunikációs folyamatokra vonatkoznak. Itt három fő szakaszt lehet megkülönböztetni:

  • kapcsolatfelvétel,

  • a kapcsolattartás

  • a kapcsolat megszakítása szakaszát.

A kapcsolatfelvételhez tartozik : a köszönés, a bemutatkozás.

A kapcsolattartásához: a beszélgetés, a vita, az előadás.

A kapcsolat lezárásához: a búcsúzás, elköszönés.

A kapcsolatfelvétel - a köszönés

Amikor kapcsolat jön létre valakivel és beszélgetés kezdődik, legtöbbször köszönéssel, megszólítással vagy – ha még nem ismerjük az illetőt – bemutatkozással kezdődik a társalgás. A köszönés a legáltalánosabb és leggyakoribb társadalmi érintkezési forma, bevezetője minden új vagy ismétlődő kapcsolatnak. A köszönés két elemből tevődik össze: a szóbeli és a magatartásbeli megnyilvánulásokból. A köszönés szóbeli formája az európai nyelveken rendszerint a napszakra utaláshoz kötődik. A magyar nyelvben a Jó reggelt! stb. kifejezéshez az udvariasság megkívánja a „kívánok” hozzátételét is. Egyes országokban ez eltérő értelmezésű lehet, éppen ezért, ha esetleg vegyes tulajdonú vállalathoz megyünk, fontos az adott idegen nyelv erre vonatkozó illemszabályait is ismerni! Az elköszönés minden európai nyelven rendszerint a Viszontlátásra! vagy az erre való utalás. Gyakori, hogy a hagyományos köszönések (az előbb említettek) helyett valamilyen köszönéspótló kifejezés, vagy kérdés teremt kapcsolatot: például Hogy vagy? Nem ajánlatos így kezdeni a felvételi beszélgetésen, mint ahogyan nem szerencsés a Háj! Báj! Hello! Csaó! köszönési formula sem. Köszönjön a napszaknak megfelelően udvariasan! Jó napot kívánok!

A köszönés formalitásai

Itt két kérdés merül fel: ki köszön előre, illetve a köszönést milyen mozdulatok kísérik? Az udvariasság általános szabályai érvényesülnek, így a köszöntést mindig a fiatalabbnak kell kezdenie. A férfiaknak illik a nőket előre köszönteniük. Természetesen itt is van kivétel. Egy fiatal lány ne várja, hogy egy idősebb férfiismerőse előre köszönjön neki. Fontos szabály, hogy aki egy helyiségbe belép, annak illik köszöntenie a bent levőket. Az üdvözlést nem elfogadni illetlenség. Mindig előre köszönjön egy meghallgatásra érkezéskor! Jól hallhatóan kell a köszöntést mondani, lassú tempóban és érthetően! A köszönés nyelvi formáit ki lehet egészíteni más jelekkel is, így mosollyal, fejbiccentéssel, kalapemeléssel, kézfogással, öleléssel. A felvételi beszélgetésen használja a kézfogást! Ennek szabályai ellentétesek a köszönésével: aki előre köszön, annak meg kell várnia, amíg a másik kezet nyújt! Ez egy egyszerű, rövid, határozott mozdulat, nem szorongatás, rázogatás, erőfitogtató vagy petyhüdt kéznyújtás. Kézfogás közben a felek mindig egymás szemébe néznek!

A bemutatkozás

Igen fontos, mert ezzel kezdődik az ismertség. Itt is az általános udvariassági szabályok a mérvadók. A férfi mutatkozik be először a nőnek, nagy korkülönbség esetén pedig a fiatalabb az idősebbnek. Ha valaki megérkezik egy olyan helyre, társaságba ahol nem ismerik, akkor (korra, nemre, rangra való tekintet nélkül) mindig az érkezőnek illik bemutatkozni. Nagyobb társaságban nem kell mindenkinek külön bemutatkozni, elég, ha egyszer elmondja hangosan érthetően a nevét. Helytelen, ha csak a keresztnevét vagy becenevét mondja. Bemutatkozáskor, ha kezet fog először az idősebb nyújtja a kezét a fiatalabbnak, nő a férfinak. Felvételi beszélgetéskor is használja az általános udvariassági szabályokat! Teljes nevén mutatkozzon be!

A megszólítás

A megszólítás lehet hivatalos és személyes, közvetlen jellegű. Minden esetben arra kell ügyelni, hogy kifejeződjék benne a tisztelet és megbecsülés. A megszólításnak is kialakult nyelvi és társadalmi szabályai vannak. Gyakori és természetes, hogy a köszönést együtt alkalmazzuk a megszólítással. Ilyenkor a köszönés többnyire megelőzi a megszólítást: Jó napot kívánok Horváth úr! A hivatalos érintkezésben a megszólításnak két formája van: a név és az udvariassági kitétel illetve a rang és az udvariassági kitétel. Például Ajtonyi Úr! Elnök Úr! Kerülje el ez utóbbi megszólítást a felvételi beszélgetésen, ha nem biztos a rang megjelölésében.

A kapcsolattartás – a beszélgetés

A beszélgetés a közvetlen és teljes kommunikáció leggyakoribb formája. Feltétele, hogy legalább két ember között történjen, akik állandóan szerepet cserélnek a kommunikáció során. A felvételi beszélgetésen számítani lehet arra, hogy ketten is jelen vannak a vállalat részéről. Az egyik fél lehet a humán erőforrás menedzser vagy az a személy, akit a cég megbízott ezzel a feladattal, és jelen lehet a jövőbeni munkahelyi vezető vagy más egyéb szakember. Hol az egyik a feladó, és a másik a címzett, hol fordítva. A beszélgetés során a két fél szinte közösen alkotja meg a szöveget. A közlés gyakran megszakad, a hallgató kiegészíti, rákérdez, visszakérdez a hallottakra, verbális és nem verbális módon válaszol azokra.

A beszélgetés lehet szabad beszélgetés, konvenciókhoz kötött beszélgetés, célzott beszélgetés. Ez utóbbi a felvételi beszélgetés is. Nevében is előre jelzi, hogy ennek a formának előre eltervezett, elhatározott célja van. E beszélgetés során meg akar győzni valakit valamiről Az általános társalgás jellemzőin túl erre a beszélgetésre alaposabban fel kell készülni. Hogyan? Az előkészület során érdemes figyelni arra, hogy a célt, a mondanivalót meghatározzuk. A leghatékonyabb módon kell kiválasztani az adatokat, érveket, dokumentumokat, az esetleges szemléltető anyagokat.

Tekintse át, hogy milyen kérdésekre számíthat e beszélgetés során:

  • Töltött-e be hasonló vagy azonos munkakört?

  • Kérem, beszéljen a mostani munkájáról!

  • Milyen eredményeket ért el az eddigi pályafutása alatt?

  • Milyen személyes tulajdonságára a legbüszkébb?

  • Mi késztette arra, hogy pályázatot nyújtson be?

  • Mit vár a felajánlott állástól?

  • Csoportmunkában dolgozott-e? Ha igen, milyen eredménnyel?

  • Mit tekint erősségének, gyengéinek?

  • Hogyan osztja be az idejét?

  • Mivel tölti legszívesebben a szabadidejét?

  • Van –e olyan kérdés vagy kérdéskör, amire nem szívesen válaszolna?

Milyen kérdéseket tehet fel Ön e beszélgetés során:

  • Hányan jelentkeztek erre az állásra?

  • Milyen előrejutási lehetőségek vannak?

  • Szükséges –e (lehetséges–e) a továbbtanulás?

  • Milyen konkrét feladatokat kell ellátni?

  • Ki lesz a közvetlen felettesem?

  • Milyen szempontok alapján fogják értékelni a munkámat?

  • Milyen a műszakbeosztás?

  • Kell-e utazni és mennyit?

A kapcsolattartás – a vita

A vita két vagy több ember között szóban vagy írásban zajló szellemi küzdelem. A vitában ugyanarról a témáról érveket és ellenérveket sorakoztatnak fel valamilyen álláspont eldöntésére vagy véleményformálás céljából. A vitában a legfontosabb az érvelés és a meggyőzés. A felvételi beszélgetés nem vita!

A kapcsolattartás – az előadás

Az előadás jelenti, hogy egy adott témából, egy elért eredményről, megvalósítandó célról, feladatról nagyobb hallgatóság előtt kell beszélni. A felvételi beszélgetés nem ilyen!

A kapcsolat lezárása – a búcsúzás, az elköszönés

A kapcsolat lezárását a búcsúzás, az elköszönés jelenti. Ezekre hasonló szabályok érvényesek, mint a köszöntésre. A búcsúzó köszönést is jól hallhatóan mondja.

Most tekintse át leltárszerűen hogyan kell technikailag felkészülni egy felvételi beszélgetésre?

Mi az, amit felsorol önmagában?

„Minden szükséges irat, dokumentum megvan –e?

Melyek azok?

Összekészítettem?

Hova kell mennem?

Hogy jutok oda?

Mivel utazok, mennyi idő alatt érek oda?

Mikorra kell mennem?

Egyeztettem? ( késni nem szabad!)

Kivel fogok tárgyalni?

Tudom a nevét, beosztását?

Hogyan szólítsam?

Milyen legyen a külsőm?

Mit veszek fel?

Milyen kiegészítők kellenek, illenek hozzá?

Ápolt vagyok?

Mit tegyek még ezért?

Hogy fogok viselkedni, meg tudok szólalni?

Megérkeztem, köszöntés, bemutatkozás, mi járatban vagyok. (Tisztán, érthetően, röviden!)

Leülök, kéz-lábtartás, a „szemébe nézek”, hagyom beszélni, felállok, elköszönök, összeszedem a holmimat.”

Most azt gondolja át leltárszerűen hogyan kell tartalmilag felkészülni egy felvételi beszélgetésre? Mi az, amit felsorol önmagában?

„Mit kérdezhetek?

„Vannak-e precíz, jó válaszaim?”

Ezek megfogalmazása, majd alkalmas pillanatban történő felvetése legfőbb taktikai fegyver.

Ezért is fontos, hogy kérdései célratörők legyenek.

Arra ügyeljen, hogy az előzetesen átgondolt tárgykör minden lényeges eleme szóba kerüljön.

Ne feledje, hogy a pályázói beszélgetésnek két képzeletbeli forgatókönyve van, egy a pályázóé, egy pedig a pályáztató fejében van.

Mindkét félnek csak sejtései, feltételezései lehetnek a másikéról.

Felkészültségét fokozhatja, s ezzel az Önről kialakuló képet pozitív irányba befolyásolhatja, ha technikailag is készül a beszélgetésre.

Összefoglalás

Ami az első másodpercekben „felfogható „a másik emberből egy felvételi beszélgetésen az, ami látható – öltözék, mozdulatok, testbeszéd, járásmód, ami hallható – a beszédtempó, hangszín, hangerő és legvégül, amit mond. A személyészlelés mindvégig fontos szerepet játszik a kapcsolat felvétele, fenntartása és befejezése során. Azt jelenti, hogy az objektív világot az egyén a saját szubjektív szemüvegén keresztül érzékeli. Kirajzolódik a másik személyről egy benyomás, amelynek alapján elvárások és a jövőbeni viselkedésére vonatkozóan feltételezések alakulnak ki. Az ápoltságot, tisztaságot semmi nem helyettesítheti! A helyes öltözködés és viselkedési mód már fél sikert jelenthet. Az észlelés pontossága függ az észlelő tulajdonságaitól, adott pillanatban fennálló hangulatától, a célszemélytől és a helyzettől is.

A benyomások kialakulása azt jelenti, hogy az egyedi tulajdonságok hogyan szerveződnek egységes képpé a fejben, milyen módon állnak össze az emberekre vonatkozó ismeretek egyes részei. A sztereotípia azon tulajdonságok összessége, melyet egy adott csoportra (például. milyenek a mezőgazdasági vállalkozási ügyintéző) jellemzőnek tartanak. A sztereotipizálás során ezekkel a tulajdonságokkal ruháznak fel egy személyt pusztán azért, mert egy bizonyos csoport tagja. Kétértelmű információ esetén a sztereotípia befolyásolja az értelmezést. Ezért is lényeges, hogy amikor a felvételi beszélgetésre készülvén, már előre próbálja meg egyértelműsíteni az Önre vonatkozó információkat, s törekedjen arra, hogy ez más egyéb területen is érvényes legyen. A sztereotípiák meghatározzák a másokkal kapcsolatos elvárásokat, az elvárások pedig „önbeteljesítő jóslat”-ként működhetnek, azaz viselkedésével, kommunikációjával közvetítheti elvárásait a másik személy felé, és egy idő után feltételezhető, hogy az ennek megfelelően fog viselkedni. Nem szerencsés, ha úgy indul el a felvételi beszélgetésre, hogy ez úgy sem sikerül, miért pont engem választanának ki?!” Helyesebb arra gondolni, hogy „ megfelelek ennek a kihívásnak!”

Sztereotípiák meghatározzák, hogy hogyan kell viselkedni a másikkal szemben.

Legyen udvarias, együttműködő!

Az emberek sikert általában belső okkal magyarázzák, míg a kudarcot sokszor külső tényezőknek tulajdonítják, ez egy én-védő mechanizmus, az ember önmaga iránti elfogultságának következménye. Így tudja fenntartani az önbecsülését.

Leltárszerű felsorolásban a lényeges ismeretek:

  1. Ügyeljen az ápolt, szolid megjelenésre, öltözködésre!

  2. Hogy milyenek látszik, nemcsak Öntől, a másik féltől is függ!

  3. Törekedjen az egyértelmű információk megfogalmazására!

  4. Állítsa össze az információk sorrendjét! Nem mindegy, hogy melyikkel kezdi!

  5. Az elvárásai „önbeteljesítő jóslatként „működhetnek – legyen pozitív! „Sikerülni fog!”

  6. Legyen udvarias és együttműködő!

  7. Legyen őszinte önmagához, amikor értékeli a sikert vagy sikertelenséget!

A kapcsolatfelvételhez tartozik a köszönés, a bemutatkozás.

A kapcsolattartásához a beszélgetés, a vita, az előadás.

A kapcsolat lezárásához a búcsúzás, elköszönés.

Önellenőrző kérdések

  1. Mit ért a személyészlelés, a benyomáskeltés fogalmán a felvételi beszélgetéssel kapcsolatosan?

  2. Mik a szóbeli kommunikációs folyamatok szakaszai?

  3. Mi a jellemzője a kapcsolatfelvétel szakaszán belül a köszönésnek, a bemutatkozásnak?

  4. Mi a jellemzője a kapcsolattartás szakaszán belül a beszélgetésnek, a vitának, az előadásnak ?

  5. Mi a jellemzője a kapcsolat lezárásának szakaszán belül a búcsúzásnak, az elköszönésnek?

  6. Hogyan lehet felkészülni technikailag egy felvételi beszélgetésre?

  7. Hogyan lehet felkészülni tartalmilag egy felvételi beszélgetésre?

  8. Hogyan lehet felkészülni lélektani szempontból egy felvételi beszélgetésre?

Feladatok

  1. Készítsen el egy forgatókönyvet egy elképzelt felvételi beszélgetésre. Vegye mintának a tananyagban jelölt „leltárokat”!

  2. Gyűjtsön legalább három olyan helyzetet, amelyben első alkalommal találkozott valakivel. A tanultak alapján elemezze ezeket a helyzeteket!Mik az erősségei- miben kell még fejlődnie?