2.3. Közös dokumentumszerkesztés csoportmunkában

Célkitűzés:

Követelmények:

Tanulási idő: 45 perc

2.3.1. Az online dokumentumszerkesztés működése

A hétköznapi életben nagyon sokszor használunk különböző szövegszerkesztő és táblázatkezelő programokat, amelyekkel egyszerű dokumentumokat, komplexebb kimutatásokat is készíthetünk. Ezeket a programokat azonban telepítenünk kell a számítógépre, és ha valahol máshol szeretnénk hozzáférni egy adott dokumentumhoz, akkor egyrészt magunkkal kell vinnünk egy adathordozón az adott állományt, másrészt bíznunk kell abban, hogy azon a másik gépen szintén telepítve lett egy olyan program, amely képes megnyitni a dokumentumunkat. (Ez utóbbi esetben is előfordulhat, hogy ugyan a megnyitásra képes a szoftver, azonban az állomány minden egyes elemét mégsem úgy jeleníti meg, mint az otthoni számítógépünkön.)

Amennyiben felhő alapú dokumentumszerkesztő programot használunk a fenti problémák biztosan nem fognak jelentkezni.

Fontos!

Az internet fejlődésével a dokumentumállományok tárolása nem csak kikerült az internetfelhőbe, hanem maguknak a dokumentumoknak a szerkesztése is megoldhatóvá vált egy böngésző programon belülről.

Napjainkban számos szolgáltató kínál komplex irodai programcsomagot, amelyek mindegyikére jellemzőek az alábbiak:

A piacon számos szolgáltató érhető el, mégis a két szoftveróriás termékét érdemes kiemelnünk, ugyanis ezek elérhetősége talán a legegyszerűbb, és magyar nyelven mindkettő elérhető. Ráadásul a terméküket integrálták az online tárhelyszolgáltatásukba, így azon keresztül vehetjük igénybe azokat.

2.3.1.1. A Google és a Microsoft online irodai csomagjának az elemei

Google Drive Microsoft OneDrive
Szövegszerkesztő alkalmazás Google Dokumentumok Word Online
Táblázatkezelő alkalmazás Google Táblázatok Excel Online
Bemutató készítő alkalmazás Google Diák PowerPoint Online
Űrlapkészítő alkalmazás Google Űrlap Excel Online szolgáltatás eleme
Vektorgrafikus ábrakészítő alkalmazás Google Rajzok -
Térképkészítő alkalmazás Google Saját térképek -
Jegyzetkészítő alkalmazás - OneNote Online
Forrás: Saját táblázat

2.3.2. Online szövegszerkesztés - Google Dokumentumok

A Google Drive rendszeren belül a szövegszerkesztő alkalmazást kétféle módon érhetjük el attól függően, hogy egy új vagy már meglévő dokumentumot szeretnénk szerkeszteni

Fontos!

Fontos megjegyezni, hogy amennyiben valamilyen más szövegszerkesztőben elkészített dokumentumot szeretnénk a Google Dokumentumok programban megnyitni, abban az esetben a rendszer csak egy előzetes betekintést enged a dokumentum tartalmába. Ilyenkor lehetőségünk van kérni a Társítás opcióval, hogy a rendszer megpróbálja megnyitni az adott állományt a Google szövegszerkesztőjével. Amennyiben a megnyitás sikerrel jár, úgy a rendszer létrehoz egy másolatot az eredeti állományból, immár Google formátumban, amelyet a későbbiekben gond nélkül szerkeszthetünk a böngészőn belül.)

A megnyitott szövegszerkesztő felületen középen láthatjuk magát a szerkesztendő dokumentumot a nyomtatásnak megfelelő nézetben, fölötte pedig a szerkesztéshez szükséges eszközöket.

Az eszközök segítségével szabadon formázhatjuk a dokumentumunk kinézetét. Akárcsak az összes szövegszerkesztő esetében, megtaláljuk itt is a betűtípus választó listát, a betűméret beállítást lehetővé tevő eszközt éppen úgy, ahogy a különböző bekezdést igazítást, felsorolást biztosító funkciót.

Természetesen egyéb elemeket is beilleszthetünk a dokumentumba a Beszúrás menüpont alatt:

Nagy előny, hogy rendelkezésünkre áll egy beépített keresőszolgáltatás is, amelynek segítségével közvetlenül a szövegszerkesztőből tudunk tartalomspecifikusan képekre, idézetekre, videokra keresni, kutathatunk szótárakban vagy szükség esetén a Google Tudóst segítségül hívva tanulmányokban, tudományos munkákban. A Google tehát a teljes kereső arzenálját a szolgáltatás mögé állítja.

Az Eszközök menü Kutatás menüpontjával elérhetjük a tartalomspecifikus keresőszolgáltatásokat.
Az Eszközök menü Kutatás menüpontjával elérhetjük a tartalomspecifikus keresőszolgáltatásokat.

Az online szövegszerkesztő legnagyobb előnye, hogy az adott dokumentum megosztható másokkal, így biztosítva a csoportmunka lehetőségét.

A megosztás történhet email útján vagy internetlink hozzárendeléssel.
A megosztás történhet email útján vagy internetlink hozzárendeléssel.
Fontos!

A megosztás esetén beállíthatjuk, hogy az adott dokumentumot a közreműködők kizárólag csak megtekinthetik vagy szerkeszthetik is, illetve biztosíthatunk olyan lehetőséget is (pl. konzultáció, lektoráció esetén), hogy csak megjegyzésekkel láthassanak el egyes részeket.

Amennyiben egy dokumentumon többen is dolgoznak egy időben, úgy a rendszer minden online felhasználóhoz egy színt rendel és miközben a saját dokumentum részünkön dolgozunk, a többi felhasználó által szerkesztett részeket is azonnal láthatjuk.

A rendszer másik nagy előnye a beépített verziókezelés, amelynek segítségével bármikor visszaállíthatjuk egy dokumentum korábbi állapotát.

A Fájl menü Módosítási előzmények megtekintése opcióját választva a jobb oldalon megjelenik Módosítási előzmény sáv, amelyben részletesen megtekinthetjük, hogy a dokumentumban közreműködők közül ki, mikor végzett valamilyen módosítást a dokumentumon belül. A sávon belül valamelyik időpontra rákattintva a dokumentum ablakban láthatjuk, hogyan festett akkor éppen a dokumentum, és a módosítást végző felhasználóhoz rendelt színnel kiemelve megtekinthetjük, milyen változtatásokat hajtott végre az illető. A kiválasztott állapot esetében a Változat visszaállítása linkre kattintva tudjuk a dokumentumot az adott verzióra visszaállítani.

A dokumentum szerkesztése közben a rendszer folyamatosan menti az összes változtatást a Google Drive rendszerbe, így egy esetleges áramszünet esetén az online tárhelyen visszakeresve a dokumentumot a szerkesztést szinte ugyanonnan folytathatjuk.

A Google Dokumentumok alkalmazásból szükség esetén az alábbi formátumokba exportálhatjuk dokumentumunkat:

A Közzététel az interneten opciót használva a dokumentumunknak webes megjelenést kölcsönöz a rendszer, és megválaszthatjuk, milyen módon szeretnénk közzétenni a dokumentum tartalmát:

Fontos!

A közzététel esetén megadható, hogy amennyiben bármilyen változtatás történik a dokumentumon belül, az a közzétett webes nézetben is érvényesüljön. Így ha például átírjuk egy fejezet címét, az azonnal a webre kipublikált változatban is megváltozik.

2.3.3. Online szövegszerkesztés – Word Online

A OneDrive rendszeren belül a szövegszerkesztő alkalmazást a Google megoldásához hasonlóan kétféle módon nyithatjuk meg:

Fontos!

Ha a számítógépünkre telepített Word alkalmazásban nyitjuk meg a dokumentumot, úgy annak összes funkcióját használhatjuk, amely sokkal bővebb, mint amit az online változat kínál. Ugyanakkor az offline Wordben végzett munka után a mentést használva az állomány automatikusan visszatöltődik a OndeDrive rendszerbe, ahol később akár az online szerkesztővel is megnyithatjuk.

A dokumentumot megnyitva a felület minden számítógépre telepített Word felhasználó számára ismerős lesz. Középen láthatjuk magát a szerkesztendő dokumentumot a nyomtatásnak megfelelő nézetben, fölötte pedig a szerkesztéshez szükséges menüszalagokat, amelyek tartalmazzák az egyes szerkesztőeszközöket.

Az online felületen az alábbi menüszalagok állnak a rendelkezésünkre:

A Word Online is biztosítja a csoportmunka lehetőségét. A dokumentumot a Fájl menü Megosztás funkciójával tudjuk mások számára is szerkeszthetővé tenni.

Beállíthatjuk, hogy a felkért közreműködők kizárólag csak megtekinthessék vagy szerkeszthessék is a dokumentumot. (Itt nincs lehetőségünk csak megjegyzések hozzáfűzéséhez való jogra.)

Természetesen ez az alkalmazás is rendelkezik verziókövetéssel, azaz minden esetben vissza tudjuk állítani a dokumentumunk egy korábbi változatát a Fájl menü Információ pontja alatt.

2.3.4. Online táblázatkezelés – Google Táblázatok

A Google Drive rendszeren belül a táblázatkezelő alkalmazást szintén kétféle módon érhetjük el attól függően, hogy egy új vagy már meglévő munkafüzetet szeretnénk szerkeszteni.

Fontos!

Megjegyezzük, hogy akárcsak a dokumentumok esetén, itt is lehetőség van a más formátumban elérhető munkafüzetek (pl. xls) átkonvertálására a Társítás opcióval.

A táblázatkezelőbe belépve egyetlen munkalapot láthatunk, amely fölött helyezkedik el a jól ismert szerkesztőléc (képletsor), és afölött pedig az alapvető eszközöket tartalmazó eszköztár.

Az eszközök között megtaláljuk a táblázat celláinak a formázását lehetővé tevőket, az előre kész cellaformátum beállításokat, illetve itt érhetjük el a legsűrűbben használt függvényeket is.

A táblázatainkban található adatokból nagyon sokszor kell valamilyen kimutatást gyártani, ahol célszerű a számadatokat valamilyen diagram segítségével ábrázolni. Ehhez jelöljük ki a diagramban feldolgozandó táblázatot, majd kattintsunk a Grafikon beszúrása eszközre vagy a Beszúrás menü Grafikon menüpontjára. A megjelenő panelon lehetőségünk van beállítani a szükséges diagramparamétereket.

A rendszer a kijelölt táblaadatok alapján felkínál a számunkra egy grafikontípust, de ezt bármikor megváltoztathatjuk a Grafikonok fül alatt.

Az Eszközök menüpont alatt a megfelelő scriptnyelv ismeretében lehetőségünk van a munkafüzethez makró programot írni, amellyel többek között akár egyes tevékenységeket tudunk automatizálni. A Szkriptgaléria menüpont alatt számos beépített makrót el lehet érni.

Szintén az Eszközök menüpont alatt érhetjük el az úgynevezett Solver (egyenletmegoldó) szolgáltatást.

Természetesen lehetőségünk van a munkalapon lévő adatok rendezésére, illetve szűrésére is. A munkalap fejlécére kattintva érhetjük el a legegyszerűbben a szűrési, rendezési funkciókat.

Van mód irányított beillesztésre is. Ekkor választhatunk, hogy a vágólapra helyezett cellatartalmat az alkalmazás milyen módon illessze be egy másik cellába (pl. a képletet illessze be, vagy a csak a kiszámított értéket.)

A vizuális adatböngészést segíti a feltételes formázás funkció, amely segítségével adott feltételtől tesszük függővé egy cella megjelenését. (pl.: ha a cella értéke kisebb egy adott értéknél, kapjon piros hátteret)

Amikor egy új táblázatot hozunk létre a munkafüzet még csak 1 munkalapot tartalmaz, ám természetesen bármikor felvehetünk több munkalapot is.

A Google Táblázatok lehetőséget biztosít a csoportos munkavégzésre a Megosztás funkció használatával a Dokumentumoknál megismert módon. Szintén elérhető itt is a verziókövetés és a webes nézetben történő közzététel kétféle (internetlink hozzárendelése vagy beágyazó kód generálása) lehetősége.

Amennyiben munkafüzetünket exportálni szeretnénk, az alábbi formátumokban tehetjük meg:

2.3.5. Online táblázatkezelés – Excel Online

Akárcsak a Word Online esetében az Excel Online is kétféleképpen nyitható meg:

Fontos!

Amennyiben a számítógépre telepített Excelben nyitjuk meg az állományt, úgy sokkal több szerkesztési lehetőségünk lesz. A program az állomány mentésekor természetesen automatikusan visszamenti a OneDrive tárhelyre a dokumentumot.

Az online felület minden offline telepített Excel felhasználó számára ismerős lesz.

Középen láthatjuk magát a szerkesztendő munkafüzet munkalapját, fölötte pedig a szerkesztéshez szükséges menüszalagokat, amelyek tartalmazzák az egyes szerkesztőeszközöket.

Az online felületen az alábbi menüszalagok állnak a rendelkezésünkre:

Az adatokat természetesen több munkalapon is elhelyezhetjük, melyeknek nevet is adhatunk.

Természetesen az Excel Online is biztosítja a csoportmunka lehetőségét. A dokumentumot a Fájl menü Megosztás funkciójával tudjuk mások számára is szerkeszthetővé tenni. (Itt ugyanazok a lehetőségeink, mint a Word Online esetében.)

A Word Onlinehoz hasonlóan itt is rendelkezésünkre állnak az alábbiak:

2.3.6. Online tárhelyek használata a képzési folyamatban

Az online dokumentumszerkesztők felhasználása nagyon sokféle módon történhet. Használhatjuk őket közvetve és/vagy közvetlenül a képzéseink megtámogatására. Ehhez felsorolunk néhány példát.

Példa

Összefoglalás

Az online irodai alkalmazások egyrészt leveszik a vállunkról a szoftvertelepítés terhét, hiszen egy böngészőprogramon keresztül bárhol, bármikor elérhetjük őket, ugyanakkor egyben biztosítják a dokumentumok tárolását is az internetfelhőben.

Az szövegszerkesztő alkalmazások ugyan nem nyújtanak annyi lehetőséget a szövegek formázására, tördelésére, mint az asztali alkalmazások, ám a legtöbbször használt funkciók a rendelkezésünkre állnak.

A táblázatkezelő alkalmazások lehetővé teszik, hogy a munkalapokra felvitt adatokon számítási, szűrési műveleteket végezzünk, azokat diagramok segítségével vizuálisan ábrázoljuk.

Közös jellemzője ezeknek az alkalmazásoknak, hogy a megosztás funkció használatával lehetővé teszik a csoportos munkavégzést.

Mindezeknek köszönhetően az alkalmazások felhasználhatóak a passzív információelérést lehetővé tevő jegyzetek megírására, illetve a konstruktív, csoportmunkában készülő tanulói munkák megírására.